Declaración sobre prácticas de confidencialidad y privacidad sobre información de salud del paciente
(Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA)
ESTA COMUNICACIÓN DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER UTILIZADA O DIVULGADA Y SU DERECHO A CONOCER CÓMO SE MANEJA LA MISMA
REVISE ESTA INFORMACIÓN CUIDADOSAMENTE
Metro Pavia @Home está comprometido con asegurar la privacidad y confidencialidad de toda información de salud relacionada con usted. Como paciente que recibe servicios de salud de nuestra agencia, usted puede tener algunas interrogantes sobre el uso y manejo que damos a toda su información personal de salud. A tal fin, esta notificación pretende informarle sobre nuestra política de manejo de información de salud confidencial de nuestros pacientes. De usted necesitar alguna orientación adicional al respecto, puede comunicarse a nuestra oficina corporativa al (787) 705-6982, con nuestro Oficial de Privacidad.
REQUISITOS DE LEY:
El 21 de agosto de 1996 se aprobó una ley conocida como el Health Insurance Portability and Accountability Act, también conocida bajo sus siglas “HIPAA”, que, entre otras cosas, establece una serie de reglas dirigidas a asegurar la confidencialidad y privacidad de la información médica de los pacientes.
Nosotros estamos absolutamente comprometidos a realizar nuestros mejores y continuados esfuerzos para proteger e impedir que se divulgue información médica protegida que identifique su persona o que razonablemente pueda llevar a identificarlo a usted. A tal fin, hemos establecido una serie de políticas administrativas sobre el uso, manejo y divulgación de su información médica, según lo define y establece HIPAA.
La “divulgación” a la que se refiere la ley incluye toda información que nuestra agencia mantiene o comunica a otros. Esta incluye la información que se preserva en récords médicos, récords administrativos o de otra índole, necesarios o incidentales a los servicios que se le prestan. Las comunicaciones protegidas incluyen las verbales o escritas ya sea que se transmitan personalmente, por vía telefónica, fax, computadoras, o cualquier otro medio electrónico.
Uso y/o divulgación de información relacionada con su tratamiento, pago, y operación de cuidado de salud:
La ley expresamente permite que utilicemos su información de salud protegida, para fines de su tratamiento médico, operaciones de cobro y pago por los servicios médicos prestados, y otras operaciones administrativas relacionadas a su cuidado de salud.
* Tratamiento: se refiere a toda provisión de cuidado de salud o la coordinación del mismo por parte del profesional de salud de la agencia y otro proveedor de servicios, ya sea un hospital, un médico, farmacias, etc. En estos casos, la divulgación de información de salud protegida es necesaria para garantizar que usted reciba el servicio de salud adecuado para su condición y necesidades particulares. Por ello, el intercambio o divulgación de información protegida incluye además la coordinación del cuidado de salud entre proveedores y terceros a quienes también se les conoce como “socios de negocios” autorizados por la agencia que provee el servicio de salud.
* Pago: se refiere a las actividades efectuadas por la agencia o por sus socios de negocio para determinar su cubierta de servicios, realizar trámites de reembolso, y de pago por los servicios de salud ofrecidos a usted.
* Operaciones de cuidado de salud: se trata de aquellas actividades que realizamos para poder servirle como un proveedor de servicios de salud. Estas pueden ser actividades de administración, evaluaciones de calidad de los servicios, evaluaciones de implantación de nuestras políticas, manejo de casos y querellas, contabilidad, mantenimiento de récords, etc.
Es importante que sepa que, para el desarrollo de las actividades antes mencionadas, sólo divulgaremos aquella información que sea indispensable para ofrecer, con excelencia, aquél servicio del que se trate.
En cuanto a nuestros socios de negocio, que son profesionales que contratamos para servicios específicos, tales como contadores públicos autorizados, profesionales de la salud, asesores especializados en Medicare, etc. hemos establecido los mismos parámetros y obligaciones que la ley exige de confidencialidad y privacidad de su información.
Cualquier otro uso de información de salud protegida requerirá una autorización escrita firmada por usted o su representante autorizado.
Uso y/o Divulgación información protegida que no requiere autorización escrita del paciente:
La ley permite la divulgación de información de salud protegida en otras circunstancias, como: cuando una agencia de salud pública estatal o federal está autorizada por ley para promover fines públicos como el control de enfermedades; por cumplimiento de una orden del tribunal; para identificar cadáveres, fugitivos, víctimas de un crimen o causas de una muerte y para combatir el fraude en la prestación de servicios de salud, entre otros.
Existen otras circunstancias en que la ley reconoce que utilizar o divulgar información protegida, DE BUENA FE, sin una autorización previa del paciente, no representa una violación indebida a su derecho de confidencialidad o privacidad. Estas circunstancias son aquellas que impondrían al proveedor de servicios de salud una carga administrativa irrazonable ante circunstancias particulares.
Por ejemplo, circunstancias de emergencia pueden requerir que hagamos algún tipo de uso o divulgación de cierta información protegida a terceros para propósitos del tratamiento a proveerle, sin haber obtenido una autorización previa de usted; o para informar al familiar más cercano sobre la localización o estado del paciente, en circunstancias apremiantes.
En cualquier circunstancia, nuestro compromiso es intentar el obtener el consentimiento previo del paciente, de ser posible y razonable dentro de ese particular contexto. De esto no ser posible, la única información que se ofrecerá en una circunstancia apremiante, estará relacionada con la situación de salud actual y se proveerá exclusivamente aquella información estrictamente necesaria.
Autorización Escrita:
La ley requiere que usted autorice por escrito su consentimiento o negativa a que cierta información o toda información relacionada con su tratamiento médico o condición de salud le sea divulgada a otras personas. Ello incluye a familiares, entidades, o personas particulares.
Al tomar dicha decisión debe considerar lo que puede ocurrir en caso de que usted quede en un estado de inconsciencia u otros que le impidan tomar decisiones por usted mismo, y cuán aconsejable es o no que otra persona pueda asistirle en estos menesteres. Luego de haber considerado lo anterior, se le requerirá que usted informe su decisión, por escrito a través del formulario que le proveerá la agencia.
Si autoriza o no que se le ofrezca información protegida a otra persona deberá identificar quien o quienes podrán recibir información protegida suya y el alcance de la información que la agencia podrá proveerle.
Usted tendrá derecho a revocar o modificar su autorización en cualquier momento y esta será procesada y atendida conforme al protocolo establecido por la agencia para implementar dichos cambios.
Recordatorios o comunicaciones de Coordinación de Servicios:
La agencia, en ocasiones, necesita transmitir información protegida a través del facsímil (fax) u otro medio electrónico. Al hacerlo, la agencia está obligada a implementar todas las medidas de seguridad que requiere la ley, para proteger dicha información.
En ocasiones la agencia o su personal tendrá que realizar comunicaciones telefónicas o de otro tipo a los fines de coordinar visitas con usted o con otros proveedores de servicios. En dichas ocasiones se podrá dejar un mensaje grabado en su número telefónico con la información estrictamente indispensable para la coordinación de los mismos. En caso de que usted no desee que se le dejen mensajes grabados a su número telefónico deberá hacerlo constar por escrito y coordinar con la agencia un modo alterno y efectivo de comunicación.
DERECHOS QUE LE AMPARAN BAJO LA LEY HIPAA:
* Derecho a solicitar que se implanten restricciones adicionales al uso o divulgación de su información protegida. Si bien es cierto que usted tiene derecho a requerir que se implanten restricciones adicionales a las que ya provee la ley en cuanto al uso o divulgación de su información protegida, la agencia no está obligada a implementar otras medidas fuera de las requeridas por HIPAA.
* Derecho a tener acceso a su información de salud protegida. Usted podrá solicitar y tener acceso a su información de salud de forma consistente con las provisiones de la citada ley. No obstante, nos reservamos el derecho a denegar aquella información que no requiere divulgación al paciente bajo la reglamentación de HIPAA.
De igual modo, nos reservamos el derecho a requerir el pago de una suma módica y razonable por las copias de la documentación pertinente, el cual habrá de cubrir el costo del material, equipo y el tiempo del personal utilizado. Dichos costos se extienden al franqueo postal y los gastos asociados a la elaboración de resúmenes o explicaciones sobre dicha información. Dicha norma no podrá contravenir cualquier otra disposición de la ley del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
* Derecho a enmendar su información de salud protegida. Usted tiene derecho a solicitar que la agencia enmiende información protegida hasta donde la ley lo permita. No obstante, nos reservamos el derecho a denegar dicha solicitud cuando ésta no esté protegida o garantizada por HIPAA, más aún cuando la información contenida en nuestros récords o archivos revele que la misma es correcta y adecuada.
* Derecho a que se le identifiquen todas las divulgaciones realizadas por la agencia de su información protegida. Usted puede solicitar que se le ofrezca una relación de todas las divulgaciones de información protegida realizadas para propósito que no sea tratamiento, pago y/u operaciones de la agencia. No obstante, dicha solicitud tiene que ser cónsona con las disposiciones de la ley y aplica a las divulgaciones realizadas luego de la fecha de puesta en vigor de las reglas sobre confidencialidad y protección establecidas por HIPAA y se extiende exclusivamente a aquella información contemplada por la ley.
Según hemos estipulado antes, se le podrá requerir el pago del costo razonable por dicho servicio. Luego de haber formulado la solicitud, usted podrá delimitar el alcance de la información que solicita, notificándolo oportunamente a la agencia.
* Derecho a obtener una copia de la presente notificación. Según se expuso anteriormente, usted tiene derecho a recibir una copia de la presente notificación.
* Derecho a querellarse sobre la forma y manera en que la agencia maneja su información protegida. Reconocemos y respetamos su derecho a presentar una querella en contra nuestra si de buena fe entiende que hemos violado su derecho de privacidad según protegidos por las leyes, tanto estatales como federales.
En caso de que desee iniciar un procedimiento de querella sólo tiene que notificarlo ya sea por teléfono o por escrito a nuestro Oficial de Privacidad en nuestras oficinas corporativas al número telefónico (787) 705-6982 ó a la siguiente dirección:
Calle Bolivia, Esquina Chile #60, Suite piso #4, Hato Rey, PR, 00918.
Si desea presentar la querella ante la Oficina de Derechos Humanos del Departamento de Salud federal, puede comunicarse a la siguiente dirección: Medical Privacy Complaint Division, Office of Civil Rights, United Status Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue, S.W., Room 509F, HHH Building, Washington, D.C. 20201. Dicha agencia además cuenta con una Línea Caliente a través del 1-800-368-1019, y se les puede acceder a través del internet en: www.hhs.gov/ocr. Por favor, comuníquese inmediatamente con nuestro Oficial de Privacidad para poder atenderle adecuada e inmediatamente durante el curso de la dilucidación de dicha querella.
En cualquier circunstancia le garantizamos que no se permitirá la toma de represalias por la presentación de una querella ni cualquier otra acción que pueda afectar indebidamente los servicios de salud provistos por la agencia.
Estas normas y procedimientos se revisarán periódicamente y de requerir cambios en las mismas usted será notificado por escrito a través del personal que le ofrece el servicio.
Cada uno de nuestros empleados, al igual que nuestros asociados de negocio, han firmado un acuerdo de confidencialidad asegurando la continuidad de la confidencialidad y seguridad de su información. Esto incluye manejo confidencial de su información protegida contenida de forma verbal, escrita o electrónica.